Tämä on yksi huippukirja, niistä 64 kirjasta, jotka luin kevään 2005 aikana. Käytäntöyhteisöt ovat sellaisten ihmisten ryhmiä, jotka jakavat yhteisen intohimon samoihin aiheisiin ja ongelmiin syventäen samalla tietämystään ja asiantuntemustaan. Olemme itsekin saaneet hyviä kokemuksia käytäntöyhteisöistä treenaamalla kahta tai kolmea tiimiä yhdessä. Käytäntöyhteisö muodostuu kolmesta eri rakenteesta ja niiden kombinaatiosta: domainista, joka määrittelee aiheet; yhteisöstä, joka pitää huolta domainista; sekä jaetusta käytännöstä, jolla yhteisö kehittää tehokkaasti domainiaan. Kun nämä kolme rakennetta toimivat hyvin yhdessä, niistä syntyy ihanteellinen tietorakenne – sosiaalinen rakenne. Ilman domainia yhteisö on vain ryhmä ystäviä. Käytäntöyhteisön rakentamisessa on tärkeää, että jäsenet tapaavat säännöllisesti keskustellen tärkeistä domainia koskevista aiheista. Tiimiakatemian perusdomain on nykyisin yrittäjyys ja erityisesti tiimiyrittäjyys. Sopiva yhteisön koko on 15-20 jäsentä. Yhteisön menestys riippuu siitä energiasta, jonka yhteisö itse luo, ei siis ulkopuolisesta lähteestä. Kaikki käytäntöyhteisöt riippuvat sisäisestä johtajuudesta, mutta terveet yhteisöt eivät riipu kokonaan yhden persoonan johtamisesta. Johtajuus jaetaan ja on tyypillistä koko yhteisölle. Yhteisöt tarvitsevat yleensä valmennusta ja metodologista tukea saavuttaakseen täyden potentiaalinsa.

Seitsemän prinsiippiä

Käytäntöyhteisöjä voidaan piristää seitsemän prinsiipin avulla. Ensinnäkin koska käytäntöyhteisöt ovat orgaanisia, on ne suunniteltava kehittyviksi mieluummin kuin luotava tyhjästä. On tärkeää, että käytäntöyhteisöllä on koordinaattori tai ongelmanratkaisukokouksia, jotka pitävät yllä kehitystä. Toiseksi on käynnistettävä avoin dialogi sisäisten ja ulkoisten näkökulmien kesken. Hyvä yhteisösuunnittelu tuo tietoa ulkopuolelta yhteiseen dialogiin. Kolmas prinsiippi tarkoittaa erilaisten osallistumistasojen mukaan kutsumista. Ensimmäinen taso on pieni ihmisten ydinryhmä, joka osallistuu aktiivisesti keskusteluihin julkisessa yhteisöfoorumissa. Tämä porukka on yleensä 10-15 prosenttia koko yhteisöstä. Seuraava taso tämän ytimen ulkopuolella on aktiivinen ryhmä. Aktiivinen ryhmä on myös hyvin pieni ja ehkä toinen 15-20 prosenttia koko yhteisöstä. Suuri osa yhteisön jäsenistä on periferiassa tai harvoin osallistuvia. He seuraavat mitä ydin ja aktiiviset tekevät. Vihdoin näiden kolmen päätason ulkopuolella on ihmisiä, jotka eivät ole jäseniä, mutta joilla on mielenkiintoa yhteisöön, kuten asiakkaat ja hankkijat. Yhteisön jäsenet liikkuvat näiden tasojen läpi. Aktiiviset jäsenet voivat olla hyvin sitoutuneita pari kuukautta ja sitten sitoutuminen vähenee. Periferian jäsenet voivat taas ajautua keskukseen, kun heidän mielenkiintonsa herää. Koska yhteisön rajat ovat läpinäkyvät, jopa yhteisön ulkopuoliset voivat tulla aika sitoutuneiksi aika ajoin.

Neljäs periaate koskee sekä julkisien että yksityisten yhteisötilojen kehittämistä. Yhteisöt ovat enemmän kuin niiden tapahtumakalenteri. Yhteisön sydän on yhteisön jäsenten suhteiden verkosto, jossa tapahtuu paljon päivittäistä mielipiteitten vaihtoa. Siten tavallinen virhe on kiinnittää liikaa huomiota julkisiin tapahtumiin. Yhteisön koordinaattorin pitää työskennellä yksityisen tilan rakentamiseksi kokousten välillä kehittämällä apuvälineitä ja keskustelua. Jokainen puhelinsoitto, sähköposti tai ongelmanratkaisukeskustelu vahvistaa suhteita yhteisön sisällä.

Viides periaate kehottaa fokusoimaan arvoon. Koska osallistuminen on vapaaehtoista, on arvon kokeminen tärkeää. Yhteisön täysi arvo ei ole ilmeistä silloin kun se aluksi muodostetaan. Sitä paitsi arvon lähde muuttuu yhteisön kehittyessä. Aluksi arvo on yhteisön jäsenten välittömien ongelmien ja tarpeiden ratkaisemista. Kun yhteisö kasvaa, tiedon systematisointi tulee yhä tärkeämmäksi.

Kuudes periaate kiinnittää huomion yhdistämään tutun ja jännittävän. Elävät yhteisöt yhdistävät tutut ja jännittävät tapahtumat niin että yhteisön jäsenet voivat kehittää suhteitaan sekä turvallisesti tutussa sitoutuen että jännittävässä todella uppoutuen. Seitsemänneksi on luotava rytmi yhteisölle. Yhteisön sydämessä on jäsenten kestävien suhteiden verkosto, mutta suhteidensa tempoon vaikuttaa yhteisön tapahtumien tempo. Tapahtumat antavat yhteisölle sykkeen, jonka ympärillä muut aktiviteetit löytävät rytminsä. Yhteisön rytmi on sen elävyyden vahvin indikaattori. Koko yhteisön ja pienryhmien kokoontumisten kombinaatio luo tasapainon etäisempien ja läheisempien suhteiden välillä. Ideoita jakavat foorumit ja työkaluja rakentavat projektit ruokkivat sekä satunnaisia suhteita että suoraa yhteisöllistä toimintaa.

Vaihe 1: Potentiaali

Aivan kuten muutkin elävät asiat, yhteisöt eivät synny lopulliseen tilaansa, vaan käyvät läpi luonnollisen kaaren syntymästä, kasvun kautta kuolemaan. Voimme kuvailla jokaisen haasteen jännitteenä kahden vastakkaisen taipumuksen välillä, joka yhteisön täytyy havaita voidakseen siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Tyypillisesti avainasia yhteisön alkutaipaleella on löytää tarpeeksi maata jäsenten jalkojen alle, jotta he voivat tuntea olevansa yhteydessä keskenään ja näkevät jaettujen näkemysten, tarinoiden ja tekniikkojen arvon.

Yhteisön ajovoimana on se arvo, jonka jäsenet saavat siitä. Näin ollen ihmisten on nähtävä että heidän intohimonsa muuttuu joksikin hyödylliseksi. Yhteisön alussa aiheen (domain) kannalta tärkein asia on määritellä aiheen laajuus siten että jäsenten mielenkiinto säilyy ja se on yhteneväinen koko organisaation kannalta tärkeiden asioiden kanssa. Yhteisön kannalta on löydettävä ne ihmiset, jotka ovat jo verkottuneet aiheen ympärille ja heitä on autettava kuvittelemaan sitä kuinka lisääntynyt verkottuminen ja tiedon jakaminen voisivat olla arvokkaita. Tärkein käytännön asia on tunnistaa yhteiset tietotarpeet.

Alussa käytäntöyhteisössä on tasapainotettava keksiminen ja mielikuvitus – keksiminen mitä voidaan rakentaa ja kuvitella mihin tämä potentiaali johtaa. Yhteisön rakentamisessa johtajien ja organisoijien on havaittava ketkä puhuvat kenenkin kanssa aiheesta, mistä asioista he keskustelevat, mikä on heidän suhteidensa vahvuus ja millaisia vaikeuksia tiedon jakamisessa ja yhteistyössä on. Koko huomio on kiinnitettävä juuri ajankohtaisten tällä hetkellä tarvittavien verkostojen rakentamiseen. Alussa on määriteltävä yhteisön fokus, tunnistettava ja rakennettava suhteet jäsenten välille ja tarkistettava ne aiheet ja projektit jotka voisivat olla jännittäviä yhteisön jäsenten mielestä.

Kun yhteisöt kehittyvät, ne muuttavat usein aiheen (domain) laajuutta joko muuttamalla rajojaan tai määrittelemällä aiheen kokonaan uudelleen. Siksi ensimmäinen tavoite on määritellä aihe sellaisella tavalla että se sitoo potentiaaliset jäsenet mieluummin kuin päättää lopullisen muotonsa. Olemme havainneet, että seuraavat kolme kriteeriä auttavat aiheen laajuuden määrittelemisessä. Ensiksi kiinnitä huomio niihin aiheen ulottuvuuksiin, jotka ovat tärkeitä bisnekselle. Johto antaa mielellään tukensa silloin kun yhteisö kiinnittää huomion näihin asioihin. Toinen kriteeri on huomion kiinnittäminen niihin aiheen (domain) näkökulmiin, jotka innostavat yhteisön jäseniä. Tällöin yhteisö on sen jäsenistä kiinnostava kehittymään ja kasvamaan. Kolmas kriteeri on aiheen määrittely tarpeeksi väljäksi jotta saadaan uusia ihmisiä ja uusia ideoita mutta tarpeeksi kapeaksi että jäsenet ovat kiinnostuneita keskusteltavista aiheista. Kun joillakin yhteisön jäsenillä on enemmän tietoa ja kokemusta kuin muilla joillakin alueilla, on todennäköisempää, että tiedon jakaminen on arvokasta alusta lähtien.

Kuvaamalla tilannetta, jossa jokin erityisyhteisö saa aikaan toimintaa, auttaa yhteisöä myös luomaan keskittymistä oikeisiin asioihin. Yhteisön koordinaattorit ja ajattelun johtajat ovat myös tärkeitä menestykselle. Vaikkakin yhteisön koordinaattorit joskus ilmaantuvat itsestään, on johdon tai yhteisön tukijan vaadittava kunnioitettujen yhteisöjen jäsenten auttavan tässä ”virallisessa” koordinaatiotehtävässä. Yhteisön koordinaattorin tehtävä on kriittinen. Koordinaattori on yhteisön jäsen, joka auttaa yhteisöä keskittymään sen aiheeseen, ylläpitämään suhteita ja kehittämään sen käytäntöä. Koordinaattorin tehtäväkuvaukseen kuuluvat seuraavat toiminnot: tunnistaa tärkeät asiat omassa aiheessaan (domain), suunnittelee ja helpottaa yhteisön tapahtumia, epävirallisesti linkittää yhteisön jäsenet, ylittää organisaation eri osastojen väliaidat, ruokkii yhteisön jäsenten kehittymistä, johtaa yhteisön ja virallisen organisaation (tiimiyritysten) välissä, auttaa rakentamaan käytäntöä (tietoperusta, opitut asiat, parhaat käytännöt, työkalut ja menetelmät, oppimistapahtumat), auttaa yhteisön terveenä pysymistä ja arvioi sen hyötyä jäsenille ja organisaatiolle. Tehokkaat yhteisön johtajat ovat kunnioitettuja, tietävät yhteisön aiheesta, ovat hyvin linkittyneet muihin yhteisön jäseniin (he tietävät kuka on kukin yhteisössä), innokkaita auttamaan yhteisön käytäntöjen kehittämisessä, suhteellisen hyviä viestimään ja henkilökohtaisesti kiinnostuneita yhteisön johtamisesta.

Vaihe 2: Yhteenliittyminen

Yhteenliittymisvaiheessa yhteisö on virallisesti lanseerattu isännöimään yhteisön tapahtumia. Tässä vaiheessa on tärkeää, että yhteisöllä on sellaisia aktiviteetteja, jotka sallivat jäsenten rakentaa suhteita, luottamusta ja tietoisuutta yhteisistä mielenkiinnoista ja tarpeista. Tärkein aihe tässä vaiheessa on vakiinnuttaa aihealueen (domain) tiedon jakamisen arvo. Tärkein yhteisöä koskeva asia on kehittää suhteita ja riittävä luottamus että voidaan keskustella aidosti hankalistakin käytännön ongelmista. Tärkein käytännön asia on keksiä erityisesti mitä tietoa pitäisi jakaa ja miten.

Koordinaattori yleensä epäonnistuu tässä vaiheessa, jos hän ei panosta tarpeeksi aikaa yhteisön tarpeisiin. Hänen on myös yhdistettävä yksilöitä kahvihetkissä ja kohtaamisten välisinä aikoina. Koordinaattorilla on myös oltava verkottautumiskykyjä ja tietoja aiheesta. Yhteisön tässä kehitysvaiheessa koordinaattori on erittäin tärkeä, koska useimmat tarvitsevat paljon kannustusta havaitakseen haasteensa.

Yhteisö kannattaa lanseerata näkyvällä kick offilla. Mutta myös hiljainen alku voi olla sovelias tapa aloittamiseen uudessa yhteisössä. Silloin erityisesti yhteisöllä on riittävästi aikaa kehittää oma rytminsä ja osoittaa arvonsa ennen kuin siitä tulee näkyvä organisaatiossa. Säännölliset tapahtumat auttavat yhteisöjä ”ankkuroitumaan” ja tekevät koordinaattori ”laillistetuiksi”. Koordinaattorien pitää myös luoda hyvät suhteet yhteisön ytimessä oleviin jäseniin. Dokumentointia on oltava ohuesti mutta riittävästi. Raskas ja runsas dokumentointi alussa voi tappaa yhteisön.

Vaihe 3: Kypsyminen

Tärkein aiheeseen (domain) liittyvä asia silloin kun yhteisö kasvaa on sen roolin määrittäminen organisaatiossa ja sen suhde muihin aiheisiin. Tärkein yhteisöasia tässä vaiheessa on määritellä uudet ja laajemmat reunaehdot. Yhteisön täytyy varmistaa että se ei harhaudu ydintarkoituksestaan.

Tärkein käytäntöasia on siirtyä yksinkertaisesta ideoiden jakamisesta organisoimaan yhteisön tietoa. Kypsymisvaiheessa yhteisö siirtyy yhä enemmän kehittämiseen. Aiheesta itsestään mieluummin kuin yksilöiden tarpeista tulee tärkein toimintojen ajovoima. Tässä vaiheessa on myös hyvä määritellä yhteisön rooli organisaatiossa.

Kun hyvin rakentuneeseen yhteisöön tulee uusia jäseniä, se voi olla raskasta ja aikaa vievää. Siksi perehdyttäminen on suoritettava hyvin. Esimerkiksi jokaisella uudella voi olla jokin vanha jäsen kummina huolehtimassa perehdyttämisestä, jolloin käydään läpi taustat, yhteisön tarkoitus, historia, aikaansaannokset ja kanssakäymisen säännöt.

Vaihe 4: Palvelutehtävä

Tässä vaiheessa on pystyttävä ylläpitämään raikkautta ja energisyyttä. Tärkein aiheeseen liittyvä asia on ylläpitää domainin tärkeyttä ja saada ääni kuulumaan organisaatiossa. Yhteisöasiana on pitää yhteisön sävy ja älyllinen fokus elävänä ja sitoutuneena. Tärkein käytäntöasia on yhteisön pitäminen koko ajan hereillä. Yhteisö on pidettävä avoimena ja ulospäin suuntautuneena ja jäsenten on ymmärrettävä, että tieto pannaan virtaamaan. Kukaan ei omista syntyneitä tuloksia vaan ne ovat kaikkien omaisuutta. Toiminnan virkistämiseksi on tuotava uusia aiheita, puhujia, yhteistyötä muiden yhteisöjen kanssa. Yhteisön on uudistuttava. Koordinaattorin vaihtaminen piristää myös usein yhteisöä tässä vaiheessa.

Vaihe 5: Muuntuminen

Yhteisön radikaali muutos tai kuolema on yhtä tavallista kuin syntymä, kasvu ja elämä. Jopa kaikkein terveimmät yhteisöt tulevat jonkin päivänä loppuunsa. On muistettava, että yhteisön koordinaattorit ja avainjäsenet ovat vastuussa yhteisön pitämisestä hengissä. On muistettava, että yhteisö elää ainoastaan siten, että yhteisön jäsenet antavat sille elämän osallistumisellaan yhteisön toimintaan.

Suuri haaste koordinaattoreille on työskennellä laajojen rakenteiden kanssa ja samalla välttää hierarkiaa. Tässä mielessä heidän roolinsa on aivan erilainen kuin johtajan hierarkkisessa organisaatiossa. Tarkoituksena on ruokkia vaakatason suhteita eikä luoda hierarkkisia tietokanavia. Koordinaattorit yhdistävät ihmisiä; he eivät siirrä tietoa. Yhdistämällä ihmisiä koordinaattorit eivät ainoastaan rakenna tietoverkkoja vaan he myös luovat luottamusverkoston. Mitä enemmän koordinaattorit käyttävät aikaa ja energiaa verkottumiseen sitä aktiivisempia ovat heidän yhteisönsä. Jäsenet kannattaa tuoda esiin persoonina panemalla esimerkiksi yhteisön jäsenten kuvat nettisivuille. Älä fokusoi tiedon keräämiseen vaan ihmisten yhdistämiseen toinen toiseensa (connecting people).

Yhteisöt tavallisesti tarvitsevat valmennusta ja metodologista tukea saavuttaakseen täyden potentiaalinsa. Mitäpä jos käytäntöyhteisöt muuttavat tapoja ajatella organisointia? Entä jos niistä tulee tulevaisuuden organisaatioiden keskeisiä rakennuspalikoita? Yritykset, jotka ymmärtävät yhteisöjen voiman kääntämisen menestyksekkäiksi tieto-organisaatioiksi ovat huomisen arkkitehtejä – ei ainoastaan koska ne ovat menestyksekkäämpiä markkinoilla vaan myös koska ne palvelevat oppimislaboratorioina tutkien kuinka maailmaa suunnitellaan oppivana systeeminä.

Mahtavia kolahduksia peräti 127 kappaletta. Valmentajien must. Johannes Partus -kategoria. Viiden T:n teoriamme ydinkirja. Y1+Y2+J2.

- Johannes Partanen